Руководство Пользователя:Клиент

Описание личного кабинета клиента

В данной инструкции описаны способы использования функций личного кабинета Клиента «ТРАФТ-ОНЛАЙН» (с помощью браузера ПК). Информация предназначена для наших клиентов. Все возникающие вопросы по работе личного кабинета клиента можно направлять по адресу: [email protected].

Назначение личного кабинета

Личный кабинет клиента «ТРАФТ-ОНЛАЙН» предназначен для удобства и упрощения процесса взаимодействия клиентов с нашей компанией. Основная функция сервиса - возможность создавать заявку и настраивать параметры конкретной перевозки за считанные минуты. Помимо этого, в личном кабинете имеется возможность отслеживать статус заказа, смотреть движение по маршруту в режиме реального времени, запрашивать стоимость, смотреть список текущих (и выполненных) заказов, выставленные счета и отчёты по поездкам.

Личный кабинет Клиента

Вход в систему (авторизация)

После заключения договора, на электронный адрес всем сотрудникам компании-клиента, данные по которым были предоставлены ранее, придет сообщение с логином и паролем для входа в сервис «ТРАФТ-ОНЛАЙН». Вход в саму систему осуществляется по адресу online.traft.ru. При переходе по этому адресу на экране появится форма авторизации:

Для входа необходимо ввести полученный ранее на Email логин/пароль и нажать на кнопку «Войти».

Самая первая авторизация

Если клиент заходит в систему впервые, возможно потребуется изменить пароль по умолчанию. Придумайте новый пароль длиной не менее 6 символов и введите его в форме запроса смены пароля. Если увидите сообщение об успешной смене пароля, можете авторизоваться в системе.

Неверный логин/пароль

В случае, если был указан неверный логин и(или) пароль, необходимо сверить вводимые данные с данными, которые пришли на Email после регистрации. Если это сделать не получается, то можно воспользоваться восстановлением пароля.

Работа в личном кабинете

В случае успешной авторизации откроется личный кабинет клиента, где пользователь может начать полноценное взаимодействие с сервисом:

Рассмотрим каждый элемент меню по отдельности.

Карта

Карта, на которой отслеживается движение транспортных средств по маршруту (по всем текущим заказам).

При нажатии на конкретное ТС можно будет наблюдать предполагаемый маршрут движения и, помимо этого, откроется специальная панель с информацией о заказе и водителе (в правом верхнем углу).

Создание нового заказа

Создание заявки на конкретную перевозки происходит с помощью вызова формы создания заказа. Для этого необходимо навести курсор компьютерной мыши на «Создать заказ» и выбрать тип перевозки (у каждого клиента могут различаться исходя из региона и параметров планируемых поездок), например:

• По Москве и области
• По Санкт-Петербургу и области
• По межгороду и регионам

В случае, если при наведении курсора выпадающее меню не появляется, нужно просто нажать на саму кнопку «Создать заказ».

Перед вами откроется форма создания заказа, в котором необходимо заполнить адреса и другие параметры будущей перевозки.

Описание полей формы создания заказа

Тарифы и поля у всех клиентов также могут быть различными. Рассмотрим каждый элемент формы по отдельности (знаком * отмечены обязательные поля):

Поле	Описание
Дата и время подачи*	К этому времени машина приедет на место загрузки.
Тип ТС/Услуги*	Необходимый тоннаж и объём кузова ТС.
Тарифный план*	Выбор минимальной оплаты на поездку. Может быть в виде часов/точек (в зависимости от положений в договоре). Поле появляется после выбора Типа ТС/Услуги.
Адрес подачи*	При нажатии на поле ввода откроется окно заполнения адреса. В нём указывается сам адрес, имя и телефонный номер контактного лица. В дополнении можно указать какой-либо комментарий для водителя, а также загрузить схему погрузки.
Адрес выгрузки Промежуточный адрес	Если не указать, то работа по заказу будет происходить по маршрутному листу. Добавление/удаление промежуточных адресов происходит с помощью специализированной кнопки.
Требуется въезд в/по ТТК	Отмечается, если по данному заказу необходимо будет заезжать в Третье транспортное кольцо.
Требуются грузчики	Отмечается, если на точках требуется услуги погрузки/разгрузки. Указывается количество грузчиков, тип услуги (разгрузка/погрузка) и время приезда грузчиков (если время не указать - приедут по созвону с водителем).
Застраховать груз	Можно указать стоимость груза для страхования. Если стоимость груза превышает 500 000 руб., то страхование обязательное.
Указать свой ID заказа	Можно указать свой идентификатор заказа в случае необходимости.
Вернуть после перевозки (сопроводительные документы)	Транспортные накладные, маршрутный лист, расписка. Так же можно указать свои документы (галочка "Другие документы").
Комментарии к заказу	Краткая пометка к заказу.

Для создания заказа необходимо нажать «Отправить заказ». После этого автоматически начнется процесс подбор перевозчика. После того, как перевозчик будет найден - отменить заказ можно будет только с условием оплаты за подачу а/м.

Помимо этого, можно не отправлять заказ в работу сразу же, а создать черновик (чтобы вернуться с созданию этого заказа позже, либо же, если у вас одинаковые заказы, просто не вводить каждый раз одни и те же данные).

Запрос стоимости (для межгорода)

Перед созданием заказа по межгороду можно запросить расчёт стоимости у наших сотрудников (см. Запрос стоимости по межгороду).

Импорт заявок из Excel-файла

В случае, если у клиента большое количество заказов, имеется возможность включить функцию импорта заявок из файла Excel (заказы будут созданы в автоматическом режиме из данных в файле). (см. Импорт заявок из Excel).

Просмотр и управление текущими и выполненными заказами

Для просмотра и управления всеми заказами, которые находятся в работе, необходимо навести мышкой на пункт верхнего меню «Мои заказы» и нажать на кнопку «Текущие заказы»:

После этого откроется окно со списком всех заказов, которые выполняются в данный момент (в том числе по которым производится поиск перевозчика). Над этим списком имеется фильтр, где можно можно настроить поиск по конкретному заказу, по дате и времени заказа, а также по типу заказа (Москва/Санкт-Петербург/Межгород). При наведении и нажатии на любую область строки заказа откроется подробная информация о заказе.

В таблице заказов виден № заказа, дата и время подачи, тип заказа (Москва/Санкт-Петербург/Межгород), маршрут движения и статус заказа. Если перевозчик уже подобран, то, помимо предыдущей информации, будет видно ФИО водителя, марка ТС, гос. номер ТС, грузоподъемность и объем ТС. В самой правой колонке можно нажать на «Повторить заказ», если необходимо создать новый заказ с похожими параметрами.

Таким же образом можно посмотреть историю заказов, нажав на пункт меню «Архив заказов».

Подробная информация о заказе

Просмотр подробной информации о заказе осуществляется кликом компьютерной мыши на любую область строки конкретного заказа.

Откроется страница заказа, которая выглядит следующим образом:

Помимо основных данных, которые были внесены при создании заказа, на этой странице имеется дополнительная информация:

Печать

При наведении курсора мыши на иконку принтера появится всплывающее окно с возможностью распечатать заявку, выгрузки заявки в .pdf и Excel файлы.

Редактирование/удаление заказа

Если работа по заказу еще не началась, можно отредактировать параметры заказа или же вовсе отменить его:

Документы

На кнопке, после слова «Документы», указывается количество загруженных после заказа транспортных и бухгалтерских документов. Стоит отметить, что эти документы появятся на сайте только после выполнения заказа водителем.

При наведении курсора мыши на данную кнопку откроется выпадающее меню:

• Транспортная накладная - при нажатии на этот пункт начнется скачивание сгенерированной транспортной накладной по данному заказу.

• Отсканированные документы - при нажатии на этот пункт откроется страница с фотографиями транспортных и бухгалтерских документов, которые остались у водителя после заказа (см. Отсканированные документы).

Статус

В поле «Статус» написано этап, на котором находится данный заказ:

Статус	Описание
Подбор перевозчика/в работе	Идёт поиск машины под заказ.
Перевозчик подобран	Автомобиль под данную перевозку найден.
Точка Х. Прибыл на погрузку	Автомобиль находится на погрузке на точке с номером Х.
Точка Х. Прибыл на выгрузку	Автомобиль находится на выгрузке на точке с номером Х.
Точка Х. Выгрузка завершена, оформление документов	Автомобиль завершил работу по заказу. Остался последний этап - оформление документов.
Точка Х. Заказ закрыт	Заказ полностью завершен, документы загружены.
Точка Х. Заказ отменён (по инициативе Клиента)	Клиент отменил заказ.
Точка Х. Заказ отменён ТРАФТ	ТРАФТ не смог найти машину по каким-то причинам.
Заказ подтвержден. Ожидайте данные	ТРАФТ гарантированно найдет ТС под данный заказ, но не может в данный момент предоставить данные на ТС и водителя.

Фильтр

В фильтре настраивается отображение маршрута на карте: можно отфильтровать показ по временному диапазону и по точкам. Помимо этого, можно поменять вид отрисовки маршрута:

Вид	Описание
Трек со стрелками	Ломаная линия синего цвета со стрелками, указывающими направление движения автомобиля
Точки	Точки красного цвета, являющиеся координатами, полученными с GPS-приёмника
Трек со стрелками + точки	Комбинированный вариант из обоих пунктов выше

Ниже фильтра можно увидеть список точек по заказу (с адресами, телефонами контактного лица).

Сопроводительные документы

Если при создании заказа было указано о наличии сопроводительных документов по заказу, они также и отразятся в этом разделе.

Заметки

По желанию можно написать какую-либо заметку. Эта информация видна только клиенту - она не предназначена для логистов или водителей.

Дополнительная информация

Во вкладке «Дополнительная информация» указаны данные по заказу, по грузу и перевозчику.

Кроме того, если заказ уже выполнен, можно оценить водителя по пятибальной шкале.

Гостевая ссылка

В случае необходимости, можно создать ссылку с картой маршрута движения ТС, которая будет доступна любому заинтересованному лицу (без необходимости входа в «ТРАФТ-ОНЛАЙН»).

При переходе по этой ссылке отобразится информация о водителе, автомобиле и маршруте движения ТС. Кроме того, можно будет скачать пропечатанную транспортную накладную.

Черновики заказов

Если клиент ввёл информацию в форму создания заказа, но не планирует в ближайшее время создавать заявку, либо клиент создает похожие друг на друга заказы на постоянной основе, то для удобства можно использовать черновики. Для этого необходимо при создании заказа, после введения исходной информации, нажать на кнопку «Сохранить в черновик».

Чтобы посмотреть список черновиков и создать с помощью них заказ - необходимо навести курсор мыши на «Мои заказы» и нажать на пункт меню «Черновики заказов».

Перед пользователем откроется таблица со списком созданных черновиков, где можно создавать заказы на основе данных черновика (кнопка «Создать заказ»), либо же удалять ненужные (кнопка «Удалить»).

Счета

Для просмотра и скачивания бухгалтерских документов за каждый отчетный период, нужно нажать на одноименный пункт меню в верхней панели сайта.

Откроется страница, где можно посмотреть информация по суммам счетов и долгов за каждый отчетный период (каждые 15 дней). По желанию, можно выгрузить данные только за определенный период с помощью фильтра. Кроме того, на этой странице можно скачать счёт фактуру, а так же сами акты и счета.

Отчёты

Для создания отчётов необходимо навести курсор мыши на пункт меню «Отчёты» и выбрать необходимый тип отчёта.

Их бывает два вида:

• По заказам - статистика по заказу, количеству и времени.

• Финансовый - финансовые показатели за период.

Отчёт по заказам

На странице отчёта по заказам можно посмотреть статистику за определенный промежуток времени по типам заказанных машин: количеству созданных заказов, среднюю и общую длительность работы а/м.

Присутствует возможность экспорта отчёта в файл Excel.

Финансовый отчёт

На странице финансового отчёта можно посмотреть финансовую статистику: общую сводку, по каждому заказу, средние показатели.

Таким же образом присутствует возможность экспорта отчёта в файл Excel.

Профиль

Раздел «Профиль» отражает информацию о своём профиле, предоставляет контактные данные для связи с сотрудниками компании «Трафт», а также даёт возможность менять настройки.

Содержит следующие разделы:

• Профиль
• Документы (временно не используется)
• Настройки
• Выход

Контакты

При регистрации клиента в системе «ТРАФТ-ОНЛАЙН», ему выдаются персональный менеджер, специалист технической поддержки, а так же логисты по МО и Межгороду - специалисты, организующие и координирующие доставку товаров от производства до точек реализации. На этой странице можно узнать как с ними связаться.

Настройки

Раздел «Настройки» содержит несколько вкладок для управления вашим профилем в системе «ТРАФТ-ОНЛАЙН».

Настройка	Описание
Профиль организации	Фото организации / Клиента, включение отображения поставки в заказах
Пользователи	Список лиц, у которых имеется доступ к созданию заказов
Сопроводительные документы	Виды документов, которые будут автоматически отмечены при создании заказа
Настройка уведомлений	Тип желаемых для получения уведомлений, а так же способ их получения (СМС/почта)
Время уведомлений	Желаемое время для получения оповещений по СМС
Сменить пароль	Сброс старого пароля и установка нового
Избранные адреса	Список адресов, которые используются чаще всего
API интеграция	API ключ для интеграции «ТРАФТ-ОНЛАЙН» с вашим отдельным приложением

Выход

После завершения работы с «ТРАФТ-ОНЛАЙН», настоятельно рекомендуем всегда нажимать пункт меню "Выход", для обеспечения корректного закрытия сессии. Так же это исключит возможность использования вашего Личного кабинета вторыми лицами, имеющими доступ к вашему компьютеру/планшету.

Помощь

При обнаружении сбоев, неполадок или ошибок при работе с программным обеспечением TRAFT-ONLINE пишите на почту [email protected], либо звоните по телефонам: 8-977-815-76-31, 8-495-636-28-28(доб.132). Письма на почту принимаются в любое время, звонки - с понедельника по пятницу с 09:00 до 18:00.